Stampa e conservazione di libri e registri fiscali: scadenza fissata al 31 gennaio 2026

Entro il 31 gennaio 2026 si conclude il termine per la corretta conservazione dei libri e registri contabili relativi all’esercizio 2024. La scadenza deriva dall’art. 7, comma 4-ter, del D.L. 357/1994, che disciplina le modalità di tenuta dei registri contabili mediante sistemi meccanografici e i relativi obblighi di stampa e conservazione.

Per i soggetti con esercizio coincidente con l’anno solare, il termine ordinario di presentazione della dichiarazione dei redditi è fissato al 31 ottobre 2025; di conseguenza, i tre mesi successivi individuano la data del 31 gennaio 2026 quale limite temporale per adempiere correttamente agli obblighi di conservazione.

Tenuta elettronica e obbligo di stampa: quando è davvero necessaria?

La normativa ha introdotto, ormai da tempo, un principio di semplificazione sostanziale secondo il quale la tenuta e la conservazione dei registri contabili su supporto elettronico sono considerate regolari anche in assenza di stampa cartacea o conservazione digitale sostitutiva, a condizione che:

1. i registri risultino aggiornati sui sistemi informatici;

2. in caso di accesso, ispezione o verifica, i documenti vengano stampati su richiesta degli organi di controllo, e alla loro presenza.

In altri termini, la semplice archiviazione dei registri in formato elettronico (ad esempio PDF), pronti per essere stampati in sede di verifica, è sufficiente a soddisfare gli obblighi di legge, purché la contabilità sia correttamente e tempestivamente tenuta.

Quali libri e registri devono essere conservati?

L’art. 14 del DPR 600/1973 individua le scritture contabili obbligatorie per società, enti e imprenditori commerciali, tra cui:

• Libro giornale e libro degli inventari;

• Registri IVA (fatture emesse, corrispettivi e acquisti);

• Scritture ausiliarie patrimoniali e reddituali, idonee a rappresentare con chiarezza i componenti positivi e negativi di reddito;

• Scritture ausiliarie di magazzino, ove obbligatorie, redatte secondo criteri di ordinata contabilità.

A tali obblighi si aggiungono, al ricorrere dei presupposti:

• il registro dei beni ammortizzabili (art. 16 DPR 600/1973);

• il registro riepilogativo di magazzino (art. 17 DPR 600/1973).

Per i contribuenti in contabilità semplificata, è ammessa la non tenuta del registro dei beni ammortizzabili, purché le informazioni richieste siano riportate nei registri IVA o rese disponibili in forma ordinata su richiesta dell’Amministrazione finanziaria. Tali soggetti sono comunque tenuti alla numerazione progressiva dei registri IVA.

Imposta di bollo: modalità e termini di assolvimento

Il processo di conservazione si perfeziona con il corretto assolvimento dell’imposta di bollo, che varia in base alla modalità di tenuta della contabilità:

• Registri cartacei:

  • € 16,00 ogni 100 pagine (per soggetti che versano la tassa di concessione governativa in misura forfettaria);

  • € 32,00 ogni 100 pagine per tutti gli altri soggetti.

• Contabilità tenuta con strumenti informatici:

  • imposta dovuta ogni 2.500 registrazioni o frazione.

• Conservazione digitale:

  • versamento in un’unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio, esclusivamente tramite modello F24 telematico (codice tributo 2501).

L’omesso pagamento dell’imposta di bollo costituisce una violazione autonoma (art. 25 DPR 642/1972) e non comporta, di per sé, l’invalidità delle scritture contabili. La contestazione della contabilità per inattendibilità richiede, infatti, irregolarità gravi, ripetute e tali da comprometterne l’affidabilità complessiva, come previsto dagli artt. 39 DPR 600/1973 e 55 DPR 633/1972.

Termini di conservazione civilistici e fiscali

Sotto il profilo civilistico, ai sensi dell’art. 2220 del Codice Civile, il libro giornale e il libro degli inventari devono essere conservati per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione.

Ai fini fiscali, la conservazione è legata ai termini di accertamento: le scritture contabili relative all’esercizio 2024 dovranno essere conservate almeno fino al 31 dicembre 2030, salvo proroghe dovute a controlli, accertamenti in corso o omessa presentazione delle dichiarazioni.

Il nostro studio rimane a disposizione per l’analisi di singoli casi e l’adozione delle soluzioni più opportune. Per maggiori informazioni, non esitate a contattarci.