POS e registratore telematico: guida pratica sul collegamento

Negli ultimi anni il sistema fiscale italiano ha intrapreso un percorso di profonda trasformazione digitale, incidendo in modo diretto sulla gestione quotidiana delle imprese e dei professionisti. L’introduzione della fattura elettronica, dello scontrino telematico e dell’obbligo di accettazione dei pagamenti elettronici ha segnato un cambio di paradigma nel rapporto tra contribuenti e Amministrazione finanziaria.

Con la Legge di Bilancio 2025, che ha modificato il D.Lgs. 127/2015, questo processo compie un ulteriore passo avanti: a partire dal 1° gennaio 2026 è entrato in vigore l’obbligo di collegamento logico tra i registratori telematici (RT) e gli strumenti di pagamento elettronici (POS). In un articolo del 26-09-2025 abbiamo preliminarmente trattato tale novità analizzandone i contorni principali. Oggi approfondiamo l'aspetto più operativo della riforma, ripercorrendo nel dettaglio le fasi che portano al collegamento tra POS e registratori telematici.

È importante chiarire sin da subito un aspetto fondamentale: il collegamento non avverrà tramite un’integrazione fisica o tecnica diretta tra POS e registratore telematico, ma mediante un servizio online messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.

Il funzionamento del nuovo meccanismo di integrazione

Fino ad oggi, POS e registratore telematico hanno operato come sistemi autonomi e indipendenti. Dal 2026, invece, il legislatore ha previsto un collegamento di tipo informatico basato sull’associazione delle matricole dei dispositivi.

In concreto, ogni strumento di pagamento elettronico dovrà essere “agganciato” al registratore telematico utilizzato dall’esercente attraverso una procedura online. Non è previsto uno scambio diretto di dati in tempo reale tra i due dispositivi, né un dialogo tecnico continuo. Il registratore continuerà a svolgere la propria funzione di memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi giornalieri, distinguendo tra incassi in contanti e incassi elettronici.

L’Agenzia delle Entrate, grazie all’associazione delle matricole, potrà verificare la coerenza tra i pagamenti elettronici effettuati tramite POS e i corrispettivi telematici trasmessi, intercettando eventuali anomalie o omissioni.

Questo sistema consente un incrocio automatico delle informazioni e rafforza il contrasto a una delle principali forme di evasione, ossia l’incasso elettronico non certificato tramite scontrino o documento commerciale.

Collegamento di POS e registratore telematico

Le modalità operative per l’attuazione dell’obbligo sono state disciplinate dal provvedimento dell’Agenzia delle Entrate n. 424470 del 31 ottobre 2025, emanato in attuazione della Legge di Bilancio 2025.

La soluzione adottata dall’Amministrazione finanziaria è volutamente semplificata: nessun collegamento fisico tra POS e RT, ma un servizio online dedicato, accessibile dall’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate.

L’esercente, anche tramite un intermediario abilitato, dovrà accedere alla propria area riservata e associare la matricola del registratore telematico ai dati identificativi degli strumenti di pagamento elettronico a lui intestati. Il sistema mostrerà automaticamente l’elenco dei POS risultanti dai flussi informativi trasmessi dagli operatori finanziari, rendendo l’operazione rapida e guidata.

Nel dettaglio i passaggi per effettuare il collegamento saranno i seguenti:

1. Recati nel sito dell'Agenzia Delle Entrate e accedi all'area riservata;

2. Cerca tra i servizi "Fatturazione elettronica" e accedi;

3. Tra i vari servizi disponibili entra su quello dedicato ai corrispettivi;

4. A questo punto clicca su "vai a Corrispettivi";

5. Entra su "Gestore ed Esercente" (se non sei accreditato dovrai accreditarti);

6. Ricerca il dispositivo di pagamento inserendo i dati identificativi richiesti;

7. Una volta individuato e selezionato il dispositivo interessato sarà possibile inserire tutte le informazioni necessarie al collegamento col registratore telematico.

Nel caso in cui i corrispettivi vengano memorizzati e trasmessi tramite la procedura web dell’Agenzia delle Entrate, anziché mediante un registratore telematico, l’associazione potrà essere effettuata direttamente all’interno della stessa procedura.

Le nuove funzionalità saranno rese disponibili nei primi giorni di marzo 2026, secondo quanto verrà comunicato con apposito avviso istituzionale.

Scadenze e tempistiche di adempimento

L’obbligo di collegamento entra formalmente in vigore dal 1° gennaio 2026, ma la normativa prevede tempistiche differenziate per consentire un adeguamento graduale:

• Per i POS già attivi al 1° gennaio 2026, o utilizzati nel corso del mese di gennaio, è previsto un termine di 45 giorni per completare l’associazione, decorrenti a partire dalla data di attivazione dello strumento web per mettere in relazione POS e registratori, che sarà annunciata prossimamente ed è prevista per i primi di marzo.

• Per i nuovi strumenti di pagamento elettronico attivati successivamente al 31 gennaio 2026, la registrazione dovrà avvenire a partire dal sesto giorno del secondo mese successivo alla loro disponibilità, ed entro l’ultimo giorno lavorativo dello stesso mese. Le operazioni effettuate entro tale termine non saranno considerate tardive.

Soggetti obbligati ed esclusioni

L’obbligo riguarda la generalità degli operatori economici che certificano i corrispettivi mediante registratore telematico e accettano pagamenti elettronici: commercianti, ristoratori, bar, artigiani e, in generale, tutti i soggetti che emettono documento commerciale.

Restano esclusi i contribuenti che non sono tenuti alla certificazione dei corrispettivi, coloro che emettono esclusivamente fattura e le specifiche categorie individuate dai decreti ministeriali del 2019, come alcune attività ambulanti o le operazioni effettuate in zone prive di adeguata copertura di rete.

I benefici operativi dell’integrazione

Se correttamente gestito, il nuovo sistema può trasformarsi da mero adempimento a strumento di semplificazione. L’integrazione logica tra POS e registratore telematico consente una migliore quadratura di cassa, riduce il rischio di errori e fornisce dati più affidabili per la contabilità e il controllo di gestione.

Nel medio periodo, questo approccio favorisce una gestione più ordinata e consapevole dei flussi finanziari dell’attività.

Conclusioni

L’obbligo di collegamento tra POS e registratore telematico rappresenta un ulteriore tassello nel processo di digitalizzazione fiscale avviato negli ultimi anni. Dal 1° gennaio 2026, trasparenza e tracciabilità degli incassi diventeranno elementi sempre più centrali nella gestione delle attività economiche.

Chi saprà adeguarsi per tempo potrà non solo evitare sanzioni, ma cogliere l’opportunità di rendere la propria organizzazione più efficiente e moderna. Come spesso accade, non è la norma in sé a fare la differenza, ma il modo in cui viene affrontata e integrata nei processi aziendali.

Il nostro studio rimane a disposizione per l’analisi di singoli casi e l’adozione delle soluzioni più opportune. Per maggiori informazioni, non esitate a contattarci.